Vergunningverleners Evenementen

Arnhem   •   17 maart 2023

B

ij de aanvraag van een evenement moet er vaak een veiligheidsplan worden ingediend door de organisator. De medewerker vergunningen van de gemeente controleert of het veiligheidsplan van voldoende kwaliteit is en of het evenement kan worden goedgekeurd. De gemeente is niet alleen verantwoordelijk voor deze controle. Vaak worden partners zoals de brandweer, de GHOR en de politie betrokken bij deze controle.

Hoewel het proces vrij eenvoudig klinkt, zien we in de praktijk een aantal knelpunten die regelmatig terugkomen. Ten eerste blijkt dat de veiligheidsplannen vaak van onvoldoende kwaliteit zijn of dat de aanvraag incompleet is. Dit maakt het beoordelen van de aanvraag onmogelijk, waardoor er extra informatie moet worden aangeleverd en het verkrijgen van een vergunning vertraging oploopt.

Zoals beschreven wordt het veiligheidsplan naar de diverse veiligheidspartners gestuurd voor extra advies. De gemeente heeft hiervoor een VTH-systeem. Dit systeem is vaak niet gekoppeld met de systemen van de verschillende hulpdiensten, waardoor alles nog los per e-mail wordt verstuurd. Soms moeten bestanden zelfs handmatig worden overgetypt!

Tot slot zien we ook vaak dat evenementenorganisatoren definitieve stukken (zoals de locaties van podia) regelmatig laat aanleveren. Vanwege de datum van het evenement wordt er dan ineens wel verwacht dat de gemeente, onder tijdsdruk, sneller werkt dan gestelde termijnen. Dit alles maakt het lastig om de plannen te beoordelen en nog lastiger om hiervoor goed met de veiligheidspartners te kunnen afstemmen.

GRIND Advies B.V. heeft veel ervaring met diverse veiligheidsplannen en kan zowel organisatoren helpen bij het schrijven van deze plannen als gemeenten helpen bij het beoordelen. Ook met de verschillende stappen in het proces van aanvraag tot goedkeuring zijn wij bekend. Mocht u in dit proces tegen problemen aanlopen, dan denken wij graag met u mee wat er beter kan!

Voor meer informatie: bel +31263529532 of mail naar veiligheid@grindadvies.nl.